5 Email Regeln für Vielbeschäftigte

Eine einfache Regel lautet: Email-Antworten bestehen grundsätzlich aus 5 oder weniger Sätzen, unabhängig vom Empfänger und Thema. Diese “weniger ist mehr” Strategie lässt sich noch etwas verfeinern. Höflich, aber bestimmt bekommst du mit den folgenden 5 Tipps die Antwort, die du benötigst.

5 Tipps für effiziente und wirkungsvolle Emails

1. Eine Zeile

Wer erhält und liest schon gerne lange Emails? Halte dich so kurz wie möglich. Optimal ist eine Zeile oder weniger. Insbesondere Smartphone Nutzer danken es dir. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du eine „5 Email Regeln für Vielbeschäftigte“ weiterlesen

Nie mehr als 5 Sätze in einer Email!

5 Saetze Email
(Photo: dewitt)

Das Beantworten von Emails ist einer der grössten Zeitfresser. five.sentenc.es liefert hierzu eine Lösung.

Die einfache Regel lautet:

Email-Antworten bestehen grundsätzlich aus 5 oder weniger Sätzen, unabhängig vom Empfänger und Thema.

Behandle deine Emails wie eine SMS, d.h. die Anzahl der Zeichen ist begrenzt. Da Buchstaben zählen etwas aufwendig wäre, zählt man die Sätze.

Dazu gibt es auch noch einen netten Hinweis für die Signatur.
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Q: Why is this email five sentences or less?
A: http://five.sentenc.es

Auf jeden Fall einen Versuch wert!

Persönliches Zeitmanagement mit dem Eisenhower Prinzip

Mit dem Eisenhower Prinzip Zeit gewinnen und Zeitdiebe eliminieren – Teil 4

Eisenhower Prinzip
An dieser Stelle sei zunächst die Pareto 80 20 – Regel genannt. Die Zauberformel für maximales Einkommen durch geringst möglichen Einsatz? Sie besagt, dass 20% des Inputs für 80% des gesamten Outputs sorgen. Mit dieser Regel kann man versuchen Dinge zu eliminieren, die nur wenig zu den eigenen Zielen und Stärken beitragen. Aber, funktioniert das Pareto Prinzip wirklich? „Persönliches Zeitmanagement mit dem Eisenhower Prinzip“ weiterlesen

Persönliches Zeitmanagement – Diese Fragen sollte man sich immer wieder stellen!

Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren – Teil 3

Zeitmanagement

? Stellen Sie sich bei jeder Tätigkeit die Frage, ob Sie mit ihrem Tag zufrieden wären wenn dies das einzige wäre was sie heute erledigten

? Wenn ich nur noch 2 Stunden pro Tag arbeiten könnte, was würde ich dann machen

? Wenn ich nur noch 2 Stunden pro Woche arbeiten könnte, was würde ich dann machen

? Welche 4/5 aller zeitraubenden Aktivitäten könnte man aufgeben (diese Frage einmal im Monat stellen)

? Mit welchen Dingen verbringen Sie Ihre Zeit, um das Gefühl zu haben, dass Sie produktiv sind (nennen Sie 3 Beispiele)

? Dinge, die nur scheinbar dringend sind: was wird passieren, wenn ich das nicht erledige? Ist es das wert, etwas wichtiges aufzuschieben, um das hier zu erledigen?

? Erfindest du gerade Dinge, um das eigentlich Wichtige
zu vermeiden

? Ist diese Information definitiv und unmittelbar wichtig für mich? Werde ich sie verwenden?

? Was hindert mich momentan daran, die herumliegenden Dinge aufzuräumen

Persönliches Zeitmanagement mit der To Do Liste und weiteren Aktionen

Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren – Teil 2

Zeitmanagement To Do Liste
To Do Liste

  • die To Do Liste für den nächsten Tag am Abend vorher zusammenstellen
  • Größe maximal ein 3x gefaltetes DIN A4 Blatt (z.B. 12,6*7,6 PostIt)
  • die Anzahl der Dinge auf der To Do Liste begrenzen
  • nie mehr als 2 wichtige Dinge pro Tag planen
  • Nebensächlichkeiten ignorieren, indem man sich kurze Fristen setzt

Lesen

  • Schlagzeilen in den Zeitungsautomaten lesen oder beim Sitznachbarn in der U-Bahn
  • Gespräch einleiten mit der Frage: "Was gibt es heute Neues?"
  • pro Monat max. 1/3 eines Fachmagazins lesen, ca. 4Std.
  • Technik des Speed Reading aneignen

EMails

  • niemals morgens als erstes ins Postfach schauen
  • nur 2 x täglich EMails ansehen, um 12h + 16h
  • so bald wie möglich EMails nur noch einmal am Tag bearbeiten
  • wenn-dann-Struktur benutzen, um unnötige Rückfragen zu vermeiden

Meetings

  • Meetings generell vermeiden, Teilnahme absagen, ersatzweise Telefongespräche oder Emails anbieten, die formulierte Fragen kann man dann per Email beantworten
  • wenn ein Meeting unvermeidbar ist, klare Zielvorgabe machen und die Uhrzeit festlegen, wann man das Meeting verlässt
  • Meetings sollten stattfinden, um Entscheidungen zu treffen, nicht um Probleme zu definieren!

Störenfriede abwimmeln

  • "Ich erwarte in 5 min. einen Anruf"
  • Statt "Wie geht es?" – "Wie kann ich Ihnen helfen?"

Persönliches Zeitmanagement – 9 wirkungsvolle Tips

Zeitmanagement – Zeit gewinnen, Zeitfresser eliminieren – Teil 1

Zeitmanagement
Um größtmögliche Freiheit zu erreichen gibt es verschiedene Stellschrauben. Geld sparen und eine planvolle Vermögensbildung, um finanzielle Freiheit zu erreichen. Zeit sparen, effektive Arbeitstechniken und Selbstorganisation, um sich persönliche Freiräume zu schaffen und Zeit zu gewinnen.

Ich möchte in bestimmten Bereichen weniger tun müssen und damit mehr erreichen und vor allem die Dinge tun, die mich näher an mein Ziel heranbringen. Effektives Handeln also, statt Geschäftigkeit. Wichtig ist, was ich tue, nicht wie ich es tue. „Persönliches Zeitmanagement – 9 wirkungsvolle Tips“ weiterlesen