Produktive Meetings – ein Widerspruch in sich?

10 Tips wie deine Meetings produktiv werden

Ich hasse Meetings! Das denkt sich wohl so mancher unter euch dann und wann. Unproduktiv und reine Zeitverschwendung. Dennoch leider notwendig.

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Warum finde ich Meetings so schrecklich

1) Wichtigster Punkt der meisten Meetings: assign blame.
Insbesondere bei Leuten, die nicht ständig zusammenarbeiten ist so ein Meeting eine exzellente Gelegenheit für Schuldzuweisungen.

2) Jeder hört sich selbst am liebsten sprechen, egal, wer gleichzeitig noch spricht bzw. in welcher Lautstärke man deshalb sprechen muss.

3) Elektronisches Spielzeug wird ausgiebig dazu genutzt, die Langeweile über das Meeting zum Ausdruck zu bringen.

10 Tips, wie man aus Meetings möglichst viel herausholen kann

Motto: Respektiere die Zeit deiner Kollegen

1. Verschicke eine Agenda
   • sie zeigt die geplanten Schritte
   • die Teilnehmer sollen sich entsprechend vorbereiten, fordere die Vorbereitung ein
   • die Agenda ist der Vertrag: “darum ist deine Zeit von n Minuten gut genutzt”
   • und nicht zuletzt gibt sie deinen Teilnehmern etwas in die Hand, so dass dort kein Platz mehr für einen Crackberry ist…
2. Benenne ein Thema
   • mache klar, warum das Meeting stattfindet
3. Benenne die Zeit für Anfang, Ende und Pausen
   • eine feste Struktur ist unbedingt nötig, damit das Meeting nicht so lange andauert, bis der Leiter keine Lust mehr hat, sich selber reden zu hören
4. Keine elektronischen Spielzeuge
   • Laptops schließen, Telefone aus, Blackberries im Büro lassen: man ist entweder in einem Meeting oder man ist nicht im Meeting
5. Terminiere deine Gäste
   • lade nicht 30 Leute für 3 Stunden ein, wenn 20 nur in den letzten 10 Min. etwas beitragen können
   • mache anhand der Agenda klar, wann die Leute benötigt werden
6. Sei der Schiedrichter und engagiere einen time-keeper
   • wenn möglich bestimme jemanden, der die Uhr im Auge behält, so kannst du als Leiter dich um den Ablauf, Zusammenfassungen, Klarstellungen und darum kümmern, dass das Meeting voran geht
7. Vermeide Beschuldigungen
   • durch konstruktive Kommentare und Fragen oder auch sokratische Technik führe die Diskussion zurück zu der Frage “Wie können wir das lösen?” weg von der Frage „Was zum Teufel läuft da schief?“
8. Behalte das Ziel im Auge
   • jeder Punkt, der außerhalb des Meetings von einigen Leuten gelöst werden kann und nicht den Input der Mehrheit der Gruppe benötigt sollte sofort abgehakt werden
   • ein Fass ohne Boden sollte sofort geschlossen werden, sobald die Aufgabe zugeordnet  wurde
9. Follow up
   • in der Regel wird ein Protokoll erstellt, eine Liste aller erledigten und neuen Aufgaben, die nach dem Meeting per Email an alle Teilnehmer verschickt werden sollte
10. Bestell Kaffee und Kekse…

 Die Quintessenz: Meetings laufen selten von allein

Ich versuche bei jedem Meeting zumindest einige dieser Punkte zu beherzigen, um die wertvolle Zeit aller Beteiligten bestmöglich zu nutzen. Bestimmt findet ihr auch sehr bald ein Meeting, um den einige dieser Tipps selber auszuprobieren?

Quellen:
 43folders
 avoiding “vampire meetings”