Eine einfache Regel lautet: Email-Antworten bestehen grundsätzlich aus 5 oder weniger Sätzen, unabhängig vom Empfänger und Thema. Diese “weniger ist mehr” Strategie lässt sich noch etwas verfeinern. Höflich, aber bestimmt bekommst du mit den folgenden 5 Tipps die Antwort, die du benötigst.
5 Tipps für effiziente und wirkungsvolle Emails
1. Eine Zeile
Wer erhält und liest schon gerne lange Emails? Halte dich so kurz wie möglich. Optimal ist eine Zeile oder weniger. Insbesondere Smartphone Nutzer danken es dir. So steigt die Wahrscheinlichkeit, dass du eine
Antwort erhälst.
2. Die Nächsten Schritte an den Anfang
Bisher habe ich eine Email oft mit einer Zusammenfassung eines Meetings oder Telefonats begonnen und anschließend die Nächsten Schritte aufgelistet. Dabei war ich mir nie sicher, ob die Empfänger meine Email überhaupt bis zum Ende lesen und wichtige To Do’s nicht am Ende der Email untergehen. Stelle ich die Nächsten Schritte jedoch gleich an den Anfang, so erhalten sie ganz sicher die nötige Aufmerksamkeit.
3. Fragen numerieren
Führe mehrere Fragen immer als nummerierte Liste in deiner Email auf. Andernfalls wird womöglich nur die erste Frage beantwortet und du musst nochmals nachfragen, um die restlichen Antworten zu erhalten.
4. Weiteres Vorgehen klar?
Was denkst du über … ? ist nicht effektiv. Proaktiv sollte man die Führung übernehmen und das weitere Vorgehen bereits skizzieren. Am besten die wichtigsten Punkte seines Vorschlags als Liste aufführen und um Bestätigung bitten. Selbst wenn nicht gleich zugestimmt wird, so hat man doch eine Basis für weitere Diskussionen geschaffen. Eine Antwort ist damit wahrscheinlicher, als wenn man darauf wartet, dass jemand anderes den ersten Schritt macht.
5. Deadline gesetzt?
Eine Zeitvorgabe ist keinesfalls diktatorisch, sondern wird meist als hilfreich empfunden. Füge höflich eine Zeitvorgabe ein: “Damit das Projekt im Zeitplan bleibt, benötige ich ihre Rückmeldung bis …”. Ist die Antwort optional, könnte es so lauten: “Wenn ich bis zum … keine Antwort erhalte, setze ich den Vorschlag wie oben beschrieben um.”.
Bei 99u.com findet ihr noch 5 weitere Regelen für effiziente Emails.
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