Die 4-Stunden Woche von Tim Ferriss

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Im Zuge meines aktuellen Artikels zu Tim Ferriss’ neuem Buch “Der 4-Stunden Koch” habe ich mir mal wieder meine Artikel-Serie zur 4-Stunden Woche herausgesucht, die ich damals unter der Überschrift Zeitmanagement geschrieben habe. Sie fasst die wesentlichen Erkenntnisse zusammen, die ich damals aus dem Buch mitgenommen habe. Diese möchte ich euch aus heutiger Sicht noch mal darstellen und damit meine kürzlich geschriebenen Artikel zu den Büchern von Tim Ferriss vervollständigen.

Zunächst enthält das Buch viele Tips für einen effizienten Arbeitsalltag, mit denen man sich Freiräume schaffen kann. Seit ich das Buch zum ersten Mal gelesen habe, sind nun schon einige Jahre vergangen und ich kann sagen, dass ich viele dieser Tips inzwischen anwende, und die meisten lassen sich auch wirklich leicht umsetzen.

Freiräume schaffen und Zeit gewinnen

Wie kann ich Zeit sparen? Durch effiziente Arbeitstechniken und gute Selbstorganisation, weiß seit “Getting Things Done” fast jeder.
In bestimmten Bereichen weniger tun – damit mehr erreichen – und vor allem die Dinge tun, die mich näher an mein Ziel bringen. Effektiv Handeln, statt nur geschäftig sein. Wichtig ist, was ich tue, nicht wie ich es tue.

Gerade habe ich einen Beitrag von Leo Babauta auf zenhabits gelesen, der diese Ausgangslage sehr schön beschreibt.

Then the day is over, and we are exhausted, and we often have very little to show for it. And we start the next day, ready for a mindless stream of tasks and distractions.

Die folgenden 9 Tips sind für mich ein guter Anfang, um einfach mal mit kleinen Veränderungen zu starten.

9 effiziente Arbeitstechniken

1. Bis 11h die wichtigste Aufgabe des Tages erledigen.
2. Notwendige, periodisch wiederkehrende Tätigkeiten sammeln (Emails checken, Rechnungen bezahlen, Telefonanrufe…).
3. Erledige Aufgaben, die regelmäßig anfallen zu einer festen Zeit jeden Tag/Woche/Monat/Quartal (Wäsche, Einkauf, Zahlungen); z.B. private Emails ausschließlich Montags bearbeiten, ca. 1 Std.
4. Die Kunst der Nicht-Vollendung pflegen.
5. Nein als Standardantwort verwenden.
6. Bitten Sie um Verzeihung, nicht um Erlaubnis!
7. Lernen Sie, Vorschläge zu machen
   • Kann ich einen Vorschlag machen?
   • Ich würde sagen…
   • Was meint ihr?
   • Lasst uns versuchen… Wenn das nicht klappt, versuchen wir etwas anderes
   • Hört sich das vernünftig an?
8. Abwägen: welche Kosten würden auftretende Probleme verursachen vs. meine gesparte Arbeitskraft.
9. Und gelegentlich einfach mal um 4h nach Hause gehen und Montag u./o. Freitag frei nehmen (z.B. wegen eines dringenden Arzttermins).

Nach einigen Jahren kann ich sagen, dass ich viele dieser Tips bereits umgesetzt habe, ohne dass ich es mir immer konkret vorgenommen habe oder es überwacht hätte. Diese Tips sind wirklich leicht umzusetzen und haben große Wirkung.

Hier noch einige weitere Tips zu bestimmten Themenbereichen.

To Do Liste

• die To Do Liste für den nächsten Tag am Abend vorher zusammenstellen
• Größe maximal ein 3x gefaltetes DIN A4 Blatt (z.B. 12,6*7,6 PostIt)
• die Anzahl der Dinge auf der To Do Liste begrenzen
• nie mehr als 2 wichtige Dinge pro Tag planen
• Nebensächlichkeiten ignorieren, indem man sich kurze Fristen setzt

Lesen

• Schlagzeilen in den Zeitungsautomaten lesen oder beim Sitznachbarn in der U-Bahn
• Gespräch einleiten mit der Frage: “Was gibt es heute Neues?”
• pro Monat max. 1/3 eines Fachmagazins lesen, ca. 4Std.
• Technik des Speed Reading aneignen

Emails

• niemals morgens als erstes ins Postfach schauen
• nur 2 x täglich Emails ansehen, um 12h + 16h
• so bald wie möglich Emails nur noch einmal am Tag bearbeiten
• wenn-dann-Struktur benutzen, um unnötige Rückfragen zu vermeiden

Meetings

• Meetings generell vermeiden, Teilnahme absagen, ersatzweise Telefongespräche oder Emails anbieten, die formulierte Fragen kann man dann per Email beantworten
• wenn ein Meeting unvermeidbar ist, klare Zielvorgabe machen und die Uhrzeit festlegen, wann man das Meeting verlässt
• Meetings sollten stattfinden, um Entscheidungen zu treffen, nicht um Probleme zu definieren!

Störenfriede abwimmeln

• “Ich erwarte in 5 min. einen Anruf”
• Statt “Wie geht es?” – “Wie kann ich Ihnen helfen?”

Mit all diesen Tips habe ich natürlich noch keine 4-Stunden Woche erreicht, aber treten wir mal einen Schritt zurück, um unsere Aktivitäten mit etwas Abstand zu betrachten und zu bewerten.

Auf dem Weg zur 4-Stunden Woche

Bei jeder Tätigkeit sollte ich mir die Frage stellen, ob ich mit meinem Tag zufrieden bin, wenn dies das einzige ist, was ich heute erledige.

• Wenn ich nur noch 2 Stunden pro Tag arbeiten könnte, was würde ich dann machen?
• Wenn ich nur noch 2 Stunden pro Woche arbeiten könnte, was würde ich dann machen?
• Welche 4/5 aller zeitraubenden Aktivitäten könnte man aufgeben (diese Frage einmal im Monat stellen)?
• Mit welchen Dingen verbringe ich meine Zeit, um das Gefühl zu haben, dass ich produktiv bin (3 Beispiele benennen)
• Dinge, die nur scheinbar dringend sind: was wird passieren, wenn ich das nicht erledige? Ist es das wert, etwas wichtiges aufzuschieben, um das hier zu erledigen?
• Erfindest du gerade Dinge, um das eigentlich Wichtige zu vermeiden?
• Ist diese Information definitiv und unmittelbar wichtig für mich? Werde ich sie verwenden?
• Was hindert mich momentan daran, die herumliegenden Dinge aufzuräumen?

Welche Tätigkeiten kann ich outsourcen und delegieren?

Im Zusammenhang mit dem persönlichen Zeitmanagement kann man sich immer wieder zwei Fragen stellen:

• Was sind meine 5 zeitaufwendigsten Aufgaben außerhalb des Jobs?
• Für welche Aktivitäten hätte ich gerne mehr Zeit?

Welche Tätigkeiten kann ich outsourcen oder delegieren, weil ich sie nur ungern selbst erledige oder weil andere sie viel billiger erledigen können? Dann könnte ich in der Zeit Dinge unternehmen, die mir wichtig sind und mich meinen Zielen näher bringen oder die mir einfach „nur” Spaß machen. Um genau heraus zu finden, für welche meiner Aktivitäten ich wie viel Zeit aufwende, benutze ich z.B. ein einfaches EXCEL-Sheet. Ausgehend von meinem eigenen Stundenlohn kann ich mit diesen Werten dann berechnen, ob Outsourcen bestimmter Tätigkeiten nicht billiger ist, als hier meine eigene Arbeitskraft zu investieren. Natürlich wären auch höhere Kosten bewusst in Kauf zu nehmen, wenn ich die Zeit lieber zum Lesen von Fachliteratur oder für ein Hobby verwenden möchte.

Die 80 20 Regel und die Eisenhower Matrix

Ein alter Bekannter, die 80 20 Regel darf hier natürlich auch nicht fehlen. Die Zauberformel für maximales Einkommen durch geringst möglichen Einsatz? Sie besagt, dass 20% des Inputs für 80% des gesamten Outputs sorgen. Mit dieser Regel kann man versuchen Dinge zu eliminieren, die nur wenig zu den eigenen Zielen und Stärken beitragen. Aber, funktioniert das Pareto Prinzip wirklich?
Die Wichtigkeit und Komplexität einer Aufgabe dehnt sich genau in dem Maße aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Dies sagt das Parkinsonsche Gesetz. Setze klare Deadlines. Ein Mangel an Zeit ist eigentlich ein Mangel an Prioritäten. Das Problem ist nicht, dass zuviel Input da ist, sondern dass er zu stockend verarbeitet wird.

Hier sind schnelle Entscheidungen wichtig. Hilfreich kann dabei die Eisenhower Matrix (Vier Quadranten Modell) sein. Ich klassifiziere hier alles hinsichtlich Dringlichkeit und Wichtigkeit in 4 Gruppen:

Alles wird nur einmal in die Hand genommen und gleich erledigt.

Selektive Ignoranz

Und nicht zuletzt sollte man sich die Fähigkeit der selektiven Ignoranz aneignen. Informationen sind oft irrelevant und unwichtig, so dass man nichts damit anfangen kann. Also kann man sie auch gleich ignorieren oder umleiten. Darüber hinaus sind sie meist negativ, stehlen viel Zeit, haben nichts mit meinen Zielen zu tun und unterliegen nicht meinem Einfluss.

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