Dinge aufschieben mit dem Eisenhower Prinzip

Tim Urban von Wait But Why hat eine wunderbare Geschichte rund um das Zaudern geschrieben, die gleichzeitig sehr schön die Eisenhower Matrix veranschaulicht. Er entwirft dabei sozusagen eine Zauderer Eisenhower Matrix.
Es spielen mit: Der Rationale Entscheider, der Belohnungs-Affe und das Panik-Monster.
Die drei Figuren agieren dabei wie folgt: Das Panik -Monster taucht immer dann auf, wenn feste Zeitvorgaben existieren, und der Abgabetermin bereits gefährlich nah ist. Ohne feste Zeitvorgaben verschwindet das Panik-Monster ganz schnell wieder. Der Rationale Entscheider ist stark vom Panik-Monster abhängig. Ohne das Panik-Monster kann er seine Pläne nur schwer verwirklichen. Je mehr das Panik-Monster schläft, umso stärker wird der Belohnungs-Affe. Der Rational Entscheider kann den Belohnungs-Affen nur zusammen mit dem Panik- Monster kontrollieren.

Ein Beispiel: Ich möchte ein eigenes Business aufbauen, raus aus dem derzeitigen Job und rein in die Selbständigkeit. Der Rationale Entscheider ist also absolut dagegen, den aktuellen Job zu behalten, der Belohnungs-Affe verweigert jedoch vehement die Selbständigkeit. Er konzentriert sich immer mehr auf den aktuellen Job. Daneben gefällt ihm auch Bloggen ganz gut. Der Belohnungs-Affe würde auch gerne Vollzeit-Blogger werden, nur um sich nicht um das eigentliche Business, das ich gerne aufbauen möchte, kümmern zu müssen.
So landet man schnell in einem Niemandsland. Ich mache viel, aber stecke nirgendwo meine volle Energie rein.

Sollte ich doch auf den Belohnungs-Affen höhren, da er ja schließlich aus meinem Inneren spricht? Aber sobald ich mache was er will, ist er plötzlich nicht mehr da. War er nur da, weil der Rationale Entscheider gerade nicht da war? Hat er eine eigene Passion, oder ist er nur immer der Gegner, der mich von meinen Zielen abhält?

Die Eisenhower Matrix

Nun kommt die Eisenhower Matrix ins Spiel. Sie enthält die bekannte Unterscheidung in Dringendes und Wichtiges. Man kann sich die 4 Quadranten gut anhand der englischen D-Wörter merken:

Eisenhower Matrix D words
Eisenhower Matrix D words

Nach Eisenhower muss man sich zuerst um die wichtigen Dinge kümmern. Damit verbringt man die meiste Zeit in Q1 und Q2. Das funktionierte offensichtlich gut für Dwight Eisenhower. Was, oder besser wen er dabei jedoch nicht berücksichtigte, ist der Belohnungs-Affe. Mit ihm verwandelt sich die Eisenhower Matrix schnell in eine Zauderer Matrix:

Zauderer Eisenhower Matrix
Zauderer Eisenhower Matrix

Wenn du etwas über Q4 wissen möchtest, frage den Zauderer (oder englischer: Procrastinator). Er lebt dort. Für den Zauderer ist Q4 ein schöner Platz, um sich die Zeit zu vertreiben. Nach einem produktiven Arbeitstag fühlt es sich gut an, sich in Q4 zurückzuziehen. Aber Zauderer sind nicht nur nach einem produktiven Arbeitstag in Q4, sie sind meistens dort, gegen ihren Willen, weil der Belohnungs-Affe sie dort festhält, während der Rationale Entscheider sie anbettelt, zu gehen. Q4 ist definitiv ein dunkler Ort.
In Q1 und Q3 landen Zauderer nur gelegentlich, üblicherweise mit Schweiß auf der Stirn und dem Panik-Monster im Nacken.
Q2 ist für den Zauderer ein fernes, unbekanntes Land. Er weiß, dass es ein wichtiger Ort ist und hat schon versucht dorthin zu gelangen, aber da ist ein großes Problem: der Belohnungs-Affe wird abgestossen von diesem Ort und das Panik-Monster stört das gar nicht – eine gefährliche Kombination.
Der Weg zu den Zielen des Zauderers, seinen Horizont zu erweitern, sein Potential zu ergründen und etwas Neues zu schaffen, führt direkt durch Q2.
In Q1 und Q3 (über)leben die Menschen, aber in Q2 gedeihen, wachsen und blühen sie auf.

Der Zauderer hat jedoch ein As im Ärmel, jemanden, der mutig ist, mit viel Energie und Talent, jemand der den Belohnungs-Affen leicht besiegt – das Zukunfts-Ich. Das Zukunfts-Ich ist der beste Freund des Zauderers.
Meine To Do Liste hat immer zwei Teile, einen kurzen, einfachen für mich und einen langen Teil, mit all den Dingen, bei denen ich mir gar nicht vorstellen kann, sie alle jemals zu erledigen. Mein Zukunfts-Ich schafft diese Dinge jedoch leicht und ohne zu klagen. Es ist Mitglied in einem Fitnessstudio, geht regelmäßig Joggen und kocht und isst natürlich nur gesunde Gerichte.






Und die wichtigste Eigenschaft, was uns wieder zurück zur Eisenhower Matrix bringt, mein Zukunfts-Ich ist fast die ganze Zeit in Q2. Zukunfts-Ich hat nur einen kleinen Haken: es existiert nicht.
Immer wenn es Zeit wäre, mein Zukunfts-Ich zu treffen, ist da nur das Gegenwarts-Ich.
Die Aufgaben, die ich dem Zukunfts-Ich zugedacht habe, können aber nur von jemandem ohne Belohnungs-Affen im Nacken erledigt werden. Also weise ich die Aufgaben wieder dem Zukunfts-Ich zu, in der Hoffnung, dass ich es beim nächsten Mal treffe. Dies verhindert über einen langen Zeitraum ganz wunderbar, dass ich im Leben vollen Einsatz gebe.
Statt meine Energie auf Q2 zu konzentrieren, setze ich sie ein für Hobbies. Der Belohnungs-Affe ist toll in diesen Hobbies, denn Hobbies sind in Q4, einem Platz den der Belohnungs-Affe liebt.

Das eigene Business

Wenn ich mich entschließe, mich nun endlich auf das eigene Business zu konzentrieren, wird diese Aufgabe damit plötzlich wichtig und wandert von Q4 in Q2.

Ziel Eisenhower Matrix
Ziel Eisenhower Matrix

Ich habe erwartet, dass der Belohnungs-Affe besessen vom eigenen Business bleibt, wenn es in Q2 wandert. Aber der Belohnungs-Affe hatte nie ein besonderes Interesse an der Selbständigkeit, sondern er hat ein Interesse an Q4 ansich. Was der Belohnungs-Affe besonders an Q4 mag ist nichts Besonderes in Q4, sondern nur, dass es eben Q4 ist, und nicht Q1 oder Q2. Sein Bestreben ist, immer das einfachste zu tun. Die wichtigen Quadranten mag er nicht, da dort immer Druck herrscht. Hier gilt es etwas zu beweisen, Handlungen haben Konsequenzen, die Latte hängt hoch und man könnte versagen. Blog Beiträge schreiben ist nicht einfach, aber hier herrscht kein Druck. Es steht nichts auf dem Spiel.

Meine Eisenhower Matrix
Meine Eisenhower Matrix

Q3 ist der gefährlichste Ort. In Q3 scheint man produktiv, aber in Wahrheit ist man nur ein Zauderer, der produktiv erscheint. Man verbringt seine ganze Zeit in Q3, man scheint und ist busy, aber man macht keinerlei Fortschritte mit den wichtigen Zielen.
Q3 ist ein cleverer Trick des Belohnungs-Affen. Er weiß, dass der Rationale Entscheider leichtgläubig ist und auftauchen kann, wenn man ausreichend Zeit ausserhalb des dunklen Spielkastens Q4 verbringt. Somit bewegt man sich ständig zwischen Q3 und Q4 und erzeugt damit eine Illusion von busy = produktiv.
Man verbringt den ganzen Tag mit EMails, Telefon und dem Organisieren von Terminen und Meetings. Bezogen auf die Zeit ist man sehr erfolgreich, man empfindet aber nur Leere, unterbewusst weiss man, man macht nicht das, was man eigentlich machen möchte, nämlich die wichtigen Sachen in Q2.
Der Belohnungs-Affe zieht den Rationalen Entscheider mit auf das falsche Schlachtfeld und er gibt sich ihm scheinbar geschlagen, was einem vorgaukelt, man mache einen guten Job.
Eine weitere Schwierigkeit ist, dass manchmal Q3 erscheint wie Q1. Man denkt, die dringende Arbeit, die man erledigt sei auch wichtig. Dieses Problem hat schon Eisenhower erkannt.

“What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.”

Super beschäftigt zu sein ist also nur ein vollgepackter Q3, oft gemischt mit zu viel Zeit in Q4. Hüte dich vor Q3. Q3 zieht dich in die Tretmühle und man reagiert nur noch, statt zu agieren.

Erfolgreich in Q1 – nur ein Zwischenschritt

Hat man es geschaft, sich auch erfolgreich regelmässig in Q1 zu bewegen ist man dennoch begrenzt in seinen professionellen Möglichkeiten. Wichtige Dinge kann man in Q1 schaffen, aber das ist oft eher die Wartungsseite von Dingen. Q2 ist der Platz, wo Wachstum und Innovation stattfinden.

“For every Steve Jobs or John Lennon or Hillary Clinton or J.K. Rowling or anyone else whose talents have enhanced our lives, there are thousands of people with just as much potential who never achieve much for the world because they waste their time away in the wrong quadrants.”

Das Leben ist eine Menge von Zeit-Punkten, und jeder entscheidet selber, wofür er diese einsetzt.
30 Stunden pro Woche in Q2 oder nur 2 Stunden in Q2. Wirkliche Fortschritte passieren in Q2, wenn man das gesamte Leben betrachtet. Mit 30 Stunden pro Woche erreiche ich 15 mal mehr und eventuell sogar noch mehr, wenn man unterstellt, dass Fortschritt auf bisherigem Fortschritt aufbaut und die Wachstumsrate nicht nur linear verläuft.

“Steve Jobs wouldn’t have accomplished 1/15th of what he accomplished if he had put in 1/15th the productive hours—he probably would have accomplished none of it.) The distinction between an ordinary person and an extraordinary person might simply come down to the differences in how they allot their time points.”

Täuschungen aus dem Weg räumen

Will man die Verwendung seiner Zeit-Punkte gezielt steuern, muss man als erstes die Welt durch eine glasklare Eisenhower Matrix betrachten. Keinerlei Verblendung mehr. Ich benötige meine eigene passende Definition von Dringend und Wichtig. Was bedeutet mir am meisten? Wichtig sind Dinge, die zu meinen langfristigen Zielen und Werten beitragen.
Dringend sind diejenigen wichtigen Dinge auf meiner Liste, wovon ich am meisten profitiere, wenn sie möglichst bald passieren. Nur weil eine Deadline existiert, ist etwas nicht unbedingt dringend.
Der Rationale Entscheider sollte die Dinge einordnen, nicht das Panik-Monster. Denn Weisheit ist eine Eigenschaft des Rationalen Entscheiders. Wenn jedoch das Panik-Monster anfängt Dinge zu kategorisieren, nimmt man damit die Weisheit aus dem Spiel.

Um einen Überblick zu erhalten, wie man derzeit seine Zeit-Punkte verteilt, könnte man mal eine Zeitmessung durchführen.

Kontrolliere deine Entscheidungen

Wenn die glasklare Eisenhower Matrix steht, kommt der schwierige Teil, man muss seine Zeit- Punkte entsprechend verteilen. Es ist überwältigend, wie viel man schaffen kann, wenn man die Verwendung seiner Zeit-Punkte unter Kontrolle hat. Und dabei kann man auch gleichzeitig einen ausgeglichenen Lebensstil bewahren. Diejenigen, die keine Kontrolle über ihre Zeit-Punkte haben, verlieren ihre ganze Zeit in Q3 und Q4 und haben gefühlt weder Zeit für die Arbeit noch das Privatleben.

Ein Zwischenschritt ist der Weg in Q1. Das Ziel des Zauderers ist jedoch die Entscheidungen und das Gehirn zu kontrollieren. Die Realität des Zauderres sieht nämlcih sonst so aus, dass der Rationale Entscheider ein Meister der Theorie ist, in der Praxis ist er jedoch immer nur Zuschauer. Der Rationale Entscheider geht immer dahin, wohin ihn die Kräfte des Belohnungs-Affen und des Panik-Monsters treiben.

Das Ziel ist, dass der Rationale Entscheider von Q4 zu Q2 wandern kann, wann immer er will. Bewusstsein hierfür zu schaffen ist der Startpunkt. Was ist wichtig, was ist dringend – und letztlich gilt: Hüte dich vor dem Belohnungs-Affen – er ist nicht dein Freund und wird es niemals werden.






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