Die Vier-Quadranten-Methode oder auch Eisenhower-Matrix wurde von US-Präsident und General Dwight D. Eisenhower (1890-1969) praktiziert und gelehrt. Diese Methode des Zeitmanagements hat somit einen militärischen Ursprung.
Effektives Selbstmanagement basiert auf gutem Zeitmanagement und beginnt mit der Klärung der Ziele. »Nicht die Dinge richtig machen, sondern die richtigen Dinge machen«
1. Bestandsaufnahme
2. Prioritäten setzen
3. Ziele setzen und verfolgen
Erfolg resultiert aus unseren wichtigen Zielen und Aufgaben. Häufig orientieren wir uns bei der Arbeit aber nicht an der Wichtigkeit einer Aufgabe, sondern an unseren Vorlieben, am Druck anderer und an vielerlei Zufällen. Wir verbringen oft keine zwanzig Prozent unserer Zeit mit der jeweils gerade wichtigsten Aufgabe. Kann ich diese Quote steigern, vergrößert sich auch mein Erfolgspotential.
Wozu dient die Eisenhower Methode und wie wende ich sie im Alltag an?
Um erfolgreich zu sein, sollte ich mich immer um das Wichtigste zuerst kümmern. Dazu muss zunächst mal das Wesentliche vom Unwesentlichen unterschieden werden, um dann die eiligen, aber eigentlich unwichtigen Aufgaben liegen zu lassen, zu delegieren oder einfach in den Papierkorb zu werfen. Hierfür wurde das Eisenhower-Prinzip geschaffen.
Dringend oder wichtig?
Wichtige Aufgaben werden beim Eisenhower-Prinzip dringenden Aufgaben vorgezogen. Das Kriterium der Wichtigkeit steht im Vordergrund, da Eisenhower der Ansicht war: wirklich wichtige Aufgaben sind selten dringend und dringende Aufgaben sind häufig nicht wichtig. Es ergeben sich damit vier Kombinationsmöglichkeiten der Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit.
Die Y-Achse beschreibt die Wichtigkeit einer Aufgabe. Wenn eine Aufgabe oben angesiedelt ist, so ist sie sehr wichtig. Ist sie unten angesiedelt, ist sie unwichtig. Die X-Achse beschreibt die Dringlichkeit einer Aufgabe. Ist eine Aufgabe rechts angesiedelt, so ist die Aufgabe dringend. Ist die Aufgabe links angesiedelt, so ist sie nicht dringend. Wichtigen, aber nicht dringenden ist z.B. eine Langfrist-Planung. Diese Aufgabe kann notiert und erledigt werden, sobald Zeit vorhanden ist. Aber Vorsicht: Ignorieren solcher Aufgaben führt über kurz oder lang zum Anschwellen des Quadranten B. Nicht wichtige, aber dringende Aufgaben sollten delegiert werden. Kann man nicht delegieren, kann man sich ein Zeitfenster am Tag für diese notwendigen Aufgaben reservieren. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben gehören in den Papierkorb. Der Trubel des Dringlichen erzeugt häufig nur die Illusion von Wichtigkeit.
Die Eisenhower Methode in der Praxis
Die Vier-Quadranten-Methode gibt Entscheidungshilfe, ob man eine bestimmte Aufgabe sofort, später oder gar nicht bearbeiten soll. Bei einer knappen Ressource Zeit werden damit die Aufgaben entsprechend ihrer Priorität abgearbeitet.
Man fängt an mit einer To Do Liste aller anstehenden Aufgaben. Danach ordnet man diese Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in die vier Quadranten des Eisenhower-Schemas.
Dieses Schema kann so aussehen:
Dieses Einordnen der Aufgaben kann man regelmäßig, z.B. am Anfang einer Woche vornehmen.
Fazit: Effektives Selbstmanagement mit der Eisenhower Methode?
Ein großer Vorteil der Eisenhower-Quadranten liegt in der Einfachheit. Wer die Methode in seiner täglichen Arbeit verankert, kann damit die Grundlage für erfolgreicheres Arbeiten legen. Ob man damit aber Zeit spart ist eher fraglich. Das Befüllen der Vier Quadranten entsprechend der To Do Liste und die regelmäßige Pflege kosten natürlich Zeit. Eine einfache To Do Liste und die Zuordnung zu den Eisenhower Quadranten „im Kopf” ist oft vielleicht schon ausreichend.
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